Privacy

Privacy is voor iedereen een grondrecht, daarom geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ook voor iedereen. Door de digitalisering van de wereld om ons heen staat privacy steeds meer onder druk. En daarom moet de privacy van burgers worden beschermd door de wet.

Je mag van de wet alleen persoonsgegevens verwerken als er sprake is van een rechtmatige verwerkingsgrond. De AVG spreekt over verschillende gronden: toestemming, uitvoering overeenkomst, vitaal belang, wettelijke plicht/publieke taak, gerechtvaardigd belang.

Voor NewSpace Rentals (NSR) zijn hiervan de volgende punten relevant:

Toestemming 
Je mag persoonsgegevens verwerken als de betrokken personen hiervoor toestemming verlenen.

Uitvoering overeenkomst 
Je mag gegevens verwerken als dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst. In de samenwerking met NSR is dit een beheerovereenkomst (beheer) of een overeenkomst van samenwerking (bij losse service modules).

Wettelijke verplichtingen 
NSR heeft de verplichting om conform de beheerovereenkomst en de huurovereenkomst een verhuurdersregister bij te houden. Daarnaast verplicht de Belastingdienst NSR bepaalde gegevens, zoals rekeningafschriften, 7 jaar lang te bewaren.

Vitale of gerechtvaardigde belangen
Wanneer het noodzakelijk is om persoonsgegevens te verstrekken ter voorkoming van schade en/of acute situaties in het belang van de eigenaar van het vastgoed en/of de huurder van (een deel van) de woning.

In de AVG hebben betrokkenen een aantal rechten waaraan moet worden voldaan. Betrokkenen
hebben o.a.: inzagerecht, recht op verbetering en vernietiging en recht om vergeten te worden.

Omdat NewSpace Rentals met persoonsgegevens werkt, houden we daar dus rekening mee.

NewSpace Rentals | verhuurmakelaar & woningbeheerder (NSR), gevestigd te Rotterdam, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken
NSR verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Personalia
Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum en geboorteplaats

Adresgegevens

Adresgegevens van jouw woonadres
Adresgegevens van jouw verhuurwoning
Meterstanden van de verhuurwoning

Contactgegevens
Telefoonnummers (zowel vast als mobiel)
E-mailadressen

Technische gegevens
Locatiegegevens van de smartphone/tablet/laptop bij bezoek aan onze site

Gegevens over jouw activiteiten op onze website

Internetbrowser en apparaat type

Financiële gegevens
Bankrekeningnummers

Overige persoonsgegevens

Overige persoonsgegevens die jij actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op de website aan te maken, in correspondentie en telefonisch als onderdeel van jouw contractuele afspraken met NSR. Het ondertekenen van een overeenkomst van samenwerking met NSR betekent expliciet dat je akkoord gaat met feit dat NSR weet heeft van jouw persoonlijke situatie. Informatie die jij in een persoonlijk gesprek hebt gegeven en die relevant zijn voor de samenwerking of de uitvoering van de samenwerking.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
NSR verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van de volgende grondslagen:

  1. Doel: het aan jou leveren van goederen en diensten, en het daartoe met jou contact opnemen via onder andere telefoon, email en post.

Grondslag: uitvoering van een onderlinge overeenkomst.

  • Doel: het verwerken van betalingen.

Grondslag: de uitvoering van een onderlinge overeenkomst.

  • Doel: voldoen aan de bewaarplicht van (conform huidige wetgeving) 7 jaar t.b.v. onze belastingaangifte.

Grondslag: het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

  • Doel: voorkoming van schade en/of acute situaties in het belang van de eigenaar van het vastgoed en/of de huurder van (een deel van) de woning.

Grondslag: het dienen van vitale of gerechtvaardigde belangen.

  • Doel: je informeren over wijzigingen van onze diensten en producten, het verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder en je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.

Grondslag: de uitvoering van een onderlinge overeenkomst.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@newspacerentals.com, dan verwijderen wij deze informatie binnen uiterlijk 4 weken.

Geautomatiseerde besluitvorming
NSR neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van NSR) tussen zit.

Gebruikte digitale systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens
NSR gebruikt de volgende digitale computerprogramma’s of -systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens:

  • Personal Computers met Microsoft Windows Besturingssysteem
    Het Microsoft Windows besturingssysteem is Windows 7 of hoger. De meeste van onze computersystemen zijn voorzien van Windows 10. Verder beschikken we over virusscanners en firewalls op iedere personal computer. Deze software wordt door verschillende partijen geleverd. Zowel de besturingssystemen als de virusscanners en firewalls worden op al onze computersystemen conform de voorschriften van de betreffende leveranciers onderhouden (updates).
  • Microsoft Office applicaties
    Voor het bewerken van persoonsgegevens en het uitwisselen van gegevens per email gebruiken we Microsoft Office software, aangevuld met leessoftware voor .pdf bestanden. Al deze applicaties worden op al onze computersystemen conform de voorschriften van de betreffende leveranciers onderhouden (updates).
  • Router met Firewall voor Internettoegang & beveiligd draadloos netwerk
    Wij gebruiken een router met firewall voor onze internettoegang en een beveiligd en versleuteld (WPA2 met AES) draadloos netwerk voor lokale toegang tot ons netwerk. De routersoftware wordt – als er updates beschikbaar zijn – binnen 3 maanden geüpdatet. Daarnaast maken wij binnen onze vestiging ook gebruik van een bekabeld gigabit LAN netwerk.
  • Resilio Synch applicatie 
    Deze zogenaamde “peer to peer” applicatie wordt gebruikt voor het delen en synchroniseren van bestanden tussen NSR en de opdrachtgever. Het is een private cloud programma dat documenten lokaal en decentraal op een eigen laptop, pc, tablet of smartphone opslaat. Er worden geen documenten in de cloud – servers van derden op het internet – opgeslagen.
  • Backup Drive (NAS)
    Alle bestanden met persoonsgegevens worden tevens opgeslagen op een netwerkdrive (NAS) binnen ons bedrijfsnetwerk, om de beschikbaarheid van deze gegevens bij een computer- of harddiskcrash op onze PCs te kunnen waarborgen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
NSR bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de wettelijk toegestane bewaartermijnen.

Delen van persoonsgegevens met derden
NSR verkoopt jouw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. NSR blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
NSR gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door NSR en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@newspacerentals.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Gedurende de periode van contractuele samenwerking is het niet mogelijk om jouw gegevens te verwijderen. Bovendien geldt er een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor bepaalde gegevens, bijvoorbeeld gegevens die betrekking hebben op financiële transacties zoals facturen en rekeningafschriften.

NSR wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
NSR neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen we door onder andere de maatregelen te nemen die genoemd zijn onder het kopje “Gebruikte digitale systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens”.

Die maatregelen bestaan primair uit een goed beveiligde netwerktoegang tot ons draadloze netwerk, het met grote regelmaat bijwerken van de software en firmware van al onze digitale apparaten die betrokken zijn bij de verwerking en opslag van jouw persoonsgegevens, het hebben van virusscanners en firewalls op al onze PCs, het hebben van een courant besturingssysteem op al onze PCs, het hebben van een firewall naar het Internet en het bewust niet op servers van derden opslaan van jouw (persoons)gegevens en bestanden. Verder gebruiken we voor onze mailservers, website en lokaal draadloos netwerk sterke wachtwoorden.

In aanvulling daarop heeft NSR de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

  • Sleutels (incl. reserve exemplaren) van jouw vastgoedeigendom worden bewaard in een speciale sleutelkluis.
  • Documenten incl. huurdersdossier (in print) worden na contractbeëindiging voordat ze de papierbak in gaan door de papierversnipperaar gehaald.
  • Beveiliging van onze web- en emailserver:
    • TLS (voorheen SSL) 
      Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https:’ en het hangslotje in de adresbalk.
    • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat je uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
    • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Als je de indruk heeft dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via info@newspacerentals.com. 

Laatst bijgewerkt op 12.09.2019