This Protocol for the allocation of rental housing to prospective tenants is used within the framework of the Act on Good Landlord and aims to provide all parties involved with insight into how the allocation of a rental housing is established. This Protocol is aimed at preventing (housing) discrimination.

Definitions:

Letting agent:(An employee of) the letting agent who offers a dwelling for rent on the instructions of the client and is legally authorized to do so.

Principal:The (legal) person or (legal) persons entitled to let the residence who has engaged the rental agency to mediate in the letting of a residence in their interest.

Prospective tenant:: Een natuurlijk persoon/entiteit die interesse toont in een door de verhuurmakelaar namens de opdrachtgever aangeboden huurwoning.

Purpose of mediation: 

Opdrachtgever heeft als doel om de betreffende huurwoning te verhuren aan de meest geschikte kandidaat-huurder. Dit is een kandidaat-huurder waarvan het zo aannemelijk mogelijk is dat deze correct en tijdig aan alle verplichtingen kan voldoen die uit een huurovereenkomst voortvloeien en op de best passende termijn. Het onderscheid tussen kandidaat-huurders geschiedt door objectieve rechtvaardiging. Onderscheid tussen kandidaat-huurders dient een legitiem doel en de verhuurmakelaar zal daar passend en evenredig naar handelen.

To obtain basic information from the prospective tenant:

• Name (first and last name).
• Current address and residence
• Phone number
• E-mail address
• Copy of ID proof (BSN number and passport photo may be masked out)
• Family composition: living alone, living together, with or without children
• Total monthly net income
• Income statement from the tax authorities
• Employment contract(s) and/or employer's statement(s)
• Proof of income (salary statement and recent bank statements showing net income)
• Amount of current rent 
• A landlord's statement
• De informatie die noodzakelijk is om vast te stellen of de kandidaat-huurder(s) in aanmerking kom(t/en) voor een huisvestigingsvergunning (als het verkrijgen daarvan vereist is in de gemeente waar de woning is gelegen).

No information is required about:

• Ethnic or cultural background
• Religious identity
• Political affiliation
• Sexual orientation
• Gender identity and/or expression
• Physical or mental health

Criteria waar rekening mee gehouden wordt bij toewijzing:

1.     Reactiesnelheid
The basic rule is: first come, first served. The initiative to respond to a property on offer lies with prospective tenants. If there are many responses, it can therefore happen that certain prospective tenants are no longer invited for a viewing and are rejected.

2.     Bron van inkomen/soort arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een van goede naam en faam bekendstaande werkgever heeft de voorkeur. Dit geeft opdrachtgever de meeste financiële zekerheid. Tijdelijke arbeidsovereenkomsten, (recent) zelfstandig ondernemerschap en andere vormen van inkomstenbronnen zoals alimentatie, een stagevergoeding, een garantstelling door derden, een erfenis, huurinkomsten etc., kunnen wel degelijk ook leiden tot toewijzing van een huurwoning, maar dat is maatwerk.

3.     Hoogte van het inkomen
Na een eventuele minimale inkomenseis heeft het hoogste (gezamenlijke) inkomen de voorkeur. Dit geeft opdrachtgever de meeste financiële zekerheid ten aanzien van de nakoming van de financiële verplichtingen uit de huurovereenkomst.

4.     Gedegen en controleerbaar positief huurverleden
A prospective tenant with a positive and verifiable rental history is preferred. Prospective tenants without a verifiable rental history is customizable, as it requires further information or research

5.     Een positieve screening van ID bewijs en solvabiliteit
A prospective tenant can be assigned a property only with the proviso that identity can be verified and financial standing is in order. To verify this, the rental agent conducts a thorough screening process. Part of this screening is a manual check for authenticity characteristics of the ID performed by the rental agent. This check can be performed, for example, with the DutchID App offered by the Dutch government. The result of this screening can lead to a rejection (even after an initial allocation).

6.     Samenstelling huishouden
It is important to have an appropriate occupant composition per dwelling. This is to prevent nuisance and damage, but also to prevent over-occupancy of housing, for example. The occupant composition per dwelling will therefore be taken into account during allocation. Depending on the type of home, certain compositions are preferred. This is customized for each home.

7.     Passendheid in (de omgeving van) de aangeboden woning
In some cases, the location of the rental property or its characteristics may result in certain prospective tenants being more suitable in principle than others

8.     Gunning opdrachtgever
For each property offered, the client makes the final choice between the prospective tenants. The rental agent has no influence on the final choice.

In conclusion:

De verhuurmakelaar onthoudt zich van iedere vorm van (medewerking aan) discriminatie ten aanzien van toewijzing van huurwoningen aan kandidaat-huurders. De verhuurmakelaar draagt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor het handelen van haar opdrachtgevers. In verband met de privacywetgeving is de verhuurmakelaar niet bevoegd om basisinformatie van kandidaat-huurders aan derden te verstrekken.