Privacy

NewSpace Rentals is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens
Goudsesingel 230 unit 2.2
3011 KE Rotterdam
info@newspacerentals.com
+31 (0)10- 3046535

Persoonsgegevens die wij verwerken
NewSpace Rentals verwerkt je persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Nummer ID-bewijs
• Eigendomsinformatie woning
• Fotos van de (bewoning) van de huurwoning
• Locatiegegevens van de smartphone/tablet/laptop bij bezoek aan onze site
• Gegevens over jouw activiteiten op onze website, internetbrowser en apparaat type

Overige persoonsgegevens
Overige persoonsgegevens die jij actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op de website aan te maken, in correspondentie en telefonisch als onderdeel van jouw contractuele afspraken met NewSpace Rentals. Het ondertekenen van een overeenkomst van samenwerking met NewSpace Rentals betekent expliciet dat je akkoord gaat met feit dat NewSpace Rentals weet heeft van jouw persoonlijke situatie. Informatie die jij in een persoonlijk gesprek hebt gegeven en die relevant zijn voor de samenwerking of de uitvoering van de samenwerking.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@newspacerentals.com, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
NewSpace Rentals verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen en op basis van de volgende grondslagen:

• Om je te kunnen bellen, e-mailen of post of goederen toe te sturen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om een opdracht tot dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om als makelaar een verhuurbemiddeling of beheeropdracht uit te kunnen voeren;
• Om schade te voorkomen en/of acute situaties in het belang van de eigenaar van het vastgoed en/of de huurder van (een deel van) de woning;
• NewSpace Rentals verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze facturatie en belastingaangifte;
• Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten, het verzenden van onze nieuwsupdates en/of reclamefolder en je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken.

 

Geautomatiseerde besluitvorming
NewSpace Rentals neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van NewSpace Rentals) tussen zit.

Gebruikte digitale systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens
NewSpace Rentals gebruikt de volgende digitale computerprogramma’s of -systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens:

• • Personal Computers met Microsoft Windows Besturingssysteem
    Het Microsoft Windows besturingssysteem is Windows 7 of hoger. De meeste van onze computersystemen zijn voorzien van Windows 10. Verder beschikken we over virusscanners en firewalls op iedere personal computer. Deze software wordt door verschillende partijen geleverd. Zowel de besturingssystemen als de virusscanners en firewalls worden op al onze computersystemen conform de voorschriften van de betreffende leveranciers onderhouden (updates).

• • Microsoft Office applicaties
    Voor het bewerken van persoonsgegevens en het uitwisselen van gegevens per email gebruiken we Microsoft Office software, aangevuld met leessoftware voor .pdf bestanden. Al deze applicaties worden op al onze computersystemen conform de voorschriften van de betreffende leveranciers onderhouden (updates).

• • Router met Firewall voor Internettoegang & beveiligd draadloos netwerk
    Wij gebruiken een router met firewall voor onze internettoegang en een beveiligd en versleuteld (WPA2 met AES) draadloos netwerk voor lokale toegang tot ons netwerk. De routersoftware wordt – als er updates beschikbaar zijn – binnen 3 maanden geüpdatet. Daarnaast maken wij binnen onze vestiging ook gebruik van een bekabeld gigabit LAN netwerk.

• • Resilio Synch applicatie 
    Deze zogenaamde “peer to peer” applicatie wordt gebruikt voor het delen en synchroniseren van bestanden tussen NewSpace Rentals en de opdrachtgever. Het is een private cloud programma dat documenten lokaal en decentraal op een eigen laptop, pc, tablet of smartphone opslaat. Er worden geen documenten in de cloud – servers van derden op het internet – opgeslagen.

• • Backup Drive (NAS)
    Alle bestanden met persoonsgegevens worden tevens opgeslagen op een netwerkdrive (NAS) binnen ons bedrijfsnetwerk, om de beschikbaarheid van deze gegevens bij een computer- of harddiskcrash op onze PCs te kunnen waarborgen.
    
    

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
NewSpace Rentals bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens: (Categorie) persoonsgegevens >Bewaartermijn > Reden

Delen van persoonsgegevens met derden
NewSpace Rentals deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. NewSpace Rentals blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt NewSpace Rentals jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming.

[voeg hier een tabel toe met: de categorie waar derde toe behoort, naam en jurisdictie, doel en welke gegevens.]

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU
NewSpace Rentals deelt je persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst. Deze derden kunnen zich buiten de Europese Unie bevinden of gebruik maken van servers die zich buiten de Europese Unie bevinden. Doorgifte aan landen buiten de Europese Unie gebeurt alleen als dat land een passend beveiligingsniveau waarborgt. Door het gebruik van de diensten van NewSpace Rentals geeft u hiervoor toestemming.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
NewSpace Rentals gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door NewSpace Rentals en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@newspacerentals.com invullen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou zelf is gedaan, vragen wij je een kopie van jouw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Gedurende de periode van contractuele samenwerking is het niet mogelijk om jouw gegevens te verwijderen. Bovendien geldt er een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor bepaalde gegevens, bijvoorbeeld gegevens die betrekking hebben op financiële transacties zoals facturen en rekeningafschriften.

NewSpace Rentals wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
NewSpace Rentals neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen we door onder andere de maatregelen te nemen die genoemd zijn onder het kopje “Gebruikte digitale systemen voor het opslaan en verwerken van persoonsgegevens”.

Die maatregelen bestaan primair uit een goed beveiligde netwerktoegang tot ons draadloze netwerk, het met grote regelmaat bijwerken van de software en firmware van al onze digitale apparaten die betrokken zijn bij de verwerking en opslag van jouw persoonsgegevens, het hebben van virusscanners en firewalls op al onze PCs, het hebben van een courant besturingssysteem op al onze PCs, het hebben van een firewall naar het Internet en het bewust niet op servers van derden opslaan van jouw (persoons)gegevens en bestanden. Verder gebruiken we voor onze mailservers, website en lokaal draadloos netwerk sterke wachtwoorden.

In aanvulling daarop heeft NewSpace Rentals de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:

• Sleutels (incl. reserve exemplaren) van jouw vastgoedeigendom worden bewaard in een speciale sleutelkluis.
• Documenten incl. huurdersdossier (in print) worden na contractbeëindiging voordat ze de papierbak in gaan door de papierversnipperaar gehaald.
• Beveiliging van onze web- en emailserver:
  • • TLS (voorheen SSL) 
      Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https:’ en het hangslotje in de adresbalk.
  • • DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat je uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
    • DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam (#company_website) naar het hieraan gekoppelde IP-adres (servernaam); het wordt voorzien van een digitale handtekening. Je kunt die handtekening automatisch laten controleren. Op die manier voorkomen wij dat je omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

      Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons of via info@newspacerentals.com.

  • •